یکی از پروژه‌های موفق من، طراحی و پیاده‌سازی یک سامانه‌ی مدیریت اقدام اصلاحی کاملاً مبتنی بر Excel بود. این پروژه برای سازمانی طراحی شد که نیاز به ثبت، پیگیری و ارزیابی خطاها و انحرافات در فرآیندهای عملیاتی خود داشت.
مراحل طراحی و پیاده‌سازی:
۱. تحلیل نیازمندی‌ها: بررسی فرآیندهای موجود و شناسایی نقاط بحرانی که نیاز به اقدام اصلاحی دارند.
۲. طراحی ساختار داده: تعریف فیلدهای کلیدی شامل: تاریخ ثبت، شناسه‌ی خطا، شرح مشکل، علت‌یابی اولیه، مسئول پیگیری، تاریخ سررسید، اولویت (کم/متوسط/بحرانی) و وضعیت (در انتظار/در حال انجام/تکمیل‌شده/بسته‌شده).
۳. ایجاد فرم ورود داده (User Form): طراحی یک فرم ورودی کاربرپسند با استفاده از VBA برای ثبت سریع و بدون خطای اطلاعات.
۴. اعتبارسنجی داده (Data Validation): استفاده از لیست‌های کشویی برای فیلدهایی مثل وضعیت، اولویت و واحد مسئول به منظور جلوگیری از ورود داده‌های نادرست.
۵. قوانین شرطی (Conditional Formatting): تنظیم رنگ‌بندی خودکار بر اساس اولویت و سررسید. موارد بحرانی با رنگ قرمز و موارد در شرف اتمام با رنگ نارنجی مشخص می‌شوند.
۶. گزارش‌گیری پویا با PivotTable: طراحی داشبورد مدیریتی که وضعیت کلی اقدامات اصلاحی را به تفکیک واحد، بازه‌ی زمانی و اولویت نمایش می‌دهد.
۷. سیستم هشدار خودکار (Reminder System): نوشتن کد VBA برای ارسال اعلان درون‌برنامه‌ای به کاربران هنگام نزدیک شدن به تاریخ سررسید.
۸. ثبت تاریخچه (Audit Trail): ایجاد لاگ خودکار برای ثبت تمام تغییرات اعمال‌شده روی هر رکورد به همراه تاریخ و نام کاربر.
۹. گزارش‌های تحلیلی: تولید خروجی‌های آماری شامل درصد تکمیل، میانگین زمان حل مسئله و تعداد تکرار خطاها برای بهبود مستمر.
۱۰. امنیت و سطح دسترسی: اعمال محدودیت‌های دسترسی با استفاده از محافظت از برگه‌ها (Sheet Protection) و تعریف سطوح مختلف کاربری (مدیر، کاربر عادی، ناظر).
نتایج حاصل‌شده:
کاهش ۴۰٪ زمان ثبت و پیگیری اقدامات اصلاحی.
افزایش شفافیت و قابلیت رهگیری در تمام مراحل.
امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده با استفاده از گزارش‌های تحلیلی.
حذف کامل فرآیندهای کاغذی و پرونده‌های فیزیکی.
این پروژه نشان‌دهنده‌ی توانایی من در تلفیق مهارت‌های تحلیل فرآیند، برنامه‌نویسی VBA و طراحی رابط کاربری در بستر Excel است.